Quản lý tập trung trong kinh doanh

Tại sao quản lý tập trung lại quan trọng? Đó là bởi vì điều này sẽ làm giảm thời gian chết trong từng công đoạn. Hơn thế nữa, nó còn giúp hạn chế sự biến động phát sinh.

Trong sản xuất, luồng công việc (workflow) có thể được định nghĩa là việc sắp xếp các tài nguyên (các bước, sự kiện hoặc cả yếu tố con người) được xử lý qua các giai đoạn trong một khoảng thời gian định sẵn với tốc độ nhất định.

Quản lý tập trung (hoặc phân tách) diễn ra khi các chủ thể được gộp lại (hoặc tách ra) và/hoặc các giai đoạn được chia nhỏ (gộp lại) để từng phần của luồng công việc (sub workflow) được chia ra (gộp thành) luồng công việc chính.

Chúng ta đã chứng kiến việc quản lý tập trung được áp dụng trong các hoạt động kinh doanh truyền thống. Một ví dụ điển hình nhất là việc xếp hàng chờ: thay vì có nhiều hàng chờ, giờ đây chỉ cần có 1 hàng chờ dài. Cách này được áp dụng ở các sân bay lớn khi nhập cảnh.

Tại sao quản lý tập trung lại quan trọng? Đó là bởi vì điều này sẽ làm giảm thời gian chết trong từng công đoạn. Hơn thế nữa, nó còn giúp hạn chế sự biến động phát sinh.

Chúng ta đã quá quen với các sự biến động. Một thuật ngữ phổ biến liên quan tới sự biến thiên, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính, là rủi ro sụt giá (downside risk) (ví dụ: khả năng tỷ lệ lợi nhuận thực tế giảm xuống dưới mức kỳ vọng cho 01 loại tài sản nào đó). Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh, người quản lý không chỉ quan tâm rủi ro sụt giá mà còn chú ý tới rủi ro tăng giá (upside risk). Vì sao?

Bởi vì khi có rủi ro tăng giá, công ty sẽ có thể không hoạt động không hết công suất. Hoạt động không hết công suất đồng nghĩa với việc nguồn lực bị phân bổ không hợp lý. Và trong kinh doanh, lãng phí nguồn lực đồng nghĩa với chi phí gia tăng và dẫn đến lợi nhuận sụt giảm.

Quản lý tập trung cũng cực kỳ quan trọng đối với các sáng kiến có tính chiến lược.

Người ta có thể dựa trên các framework mà quan sát việc các doanh nghiệp cùng ngành cạnh tranh với nhau ra sao.

Bằng cách tận dụng việc quản lý tập trung , các doanh nghiệp có thể tận dụng các quy định hiện hành và tạo được lợi thế so với các đối thủ cùng ngành. Một số công ty mới nổi thời gian gần đây đã tạo được thành công đáng kể nhờ áp dụng quy tắc này.

Một ví dụ cụ thể là Uber / Grab. Bằng cách sử dụng xe ô tô cá nhân như là phương tiện giao thông cho mọi người, Uber đã làm giảm thời gian chờ không cho cả hành khách và người lái xe, từ đó tiết giảm chi phí.

Nếu tính tới cả xe của công ty, so với việc chúng thường được để không trong bãi đỗ xe phần lớn thời gian, chúng ta sẽ thấy Uber có tiềm năng tăng trưởng lớn thế nào chỉ với việc áp dụng kỹ thuật quản lý tập trung .

Một số doanh nghiệp khác có sử dụng kỹ thuật Quản lý tập trung ;

• AirBnB: cho khách du lịch tới nhà riêng thuê trong thời gian ngắn.
• LiveOps: đào tạo các bà nội trợ thành những tổng đài viên tại gia trong thời gian rảnh của họ ở nhà
• FoodPanda: giúp thực khách và các nhà hàng kết nối với nhau, từ đó giảm thời gian chờ đợi cho cả 2 bên.

Bạn có thể thấy được lợi ích to lớn mà quản lý tập trung mang lại trong rất nhiều lĩnh vực. Quản lý tập trung  giúp giải quyết câu hỏi lớn mà các công ty nhỏ thường hay gặp: Làm thế nào để có thể đánh bại các gã khổng lồ? Khi mà lợi thế nhờ quy mô và việc chuẩn hóa sản phẩm làm suy giảm tỷ lệ lợi nhuận các công ty trong cuộc cạnh tranh kiểu truyền thống, Quản lý tập trung cung cấp ý tưởng để các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể vươn lên phát triển bất kể quy mô hoạt động còn hạn chế của mình.

Phạm Lê Đức, CFA